La Base de Données Économiques et Sociales, plus communément appelée la BDES, est une obligation créée par la loi du 14 juin 2013. Elle concerne toutes les entreprises françaises avec un effectif d’au moins 50 salariés. Depuis son entrée en vigueur, les employeurs ont l’obligation de mettre en place cette base de données afin de faciliter le dialogue social et économique entre les différents acteurs de l’entreprise.
Cet article vous présente les principales obligations liées à la mise en place de la BDES, ainsi que les sanctions encourues en cas de non-respect de ces obligations.
Obligations relatives à la création et à la mise à jour de la BDES
La première étape pour une entreprise soumise à la BDES consiste à créer et à mettre en place cette base de données. Cette dernière doit regrouper un ensemble d’informations concernant la santé économique et sociale de l’entreprise :
- L’organisation et le fonctionnement de l’entreprise
- Les investissements matériels et immatériels
- Les conditions de travail
- Les formations proposées aux salariés
- La politique de rémunération
- Les actions menées en faveur de l’égalité professionnelle et de la mixité
Il est impératif que ces informations soient actualisées régulièrement, au minimum une fois par an. L’employeur doit également veiller à ce que les données soient accessibles et consultables par les membres de la délégation du personnel dans le cadre des consultations obligatoires. Si vous le souhaitez, visitez ici.
La consultation annuelle sur les orientations stratégiques
Dans le cadre de la BDES, l’employeur a également l’obligation d’organiser chaque année une consultation sur les orientations stratégiques de l’entreprise. Celle-ci doit permettre aux représentants du personnel d’être informés et de donner leur avis sur ces orientations, ainsi que sur leurs conséquences pour les salariés.
Obligations en matière de confidentialité
La BDES contient des données sensibles concernant la situation économique et sociale de l’entreprise. Afin de préserver la confidentialité de ces informations, l’employeur est tenu de respecter certaines obligations :
- Mettre en place un accès sécurisé : L’employeur doit garantir un accès sécurisé à la BDES, notamment en mettant en place des systèmes d’authentification pour les utilisateurs autorisés.
- Assurer la confidentialité des données : Les informations contenues dans la BDES doivent être traitées avec la plus grande confidentialité. Les membres de la délégation du personnel sont tenus de respecter cette confidentialité et peuvent être sanctionnés en cas de manquement à cette obligation.
- Informer les salariés sur les règles de confidentialité : L’employeur doit informer les salariés et les membres de la délégation du personnel sur les règles de confidentialité applicables à la BDES, ainsi que sur les sanctions encourues en cas de non-respect de ces règles.
Sanctions en cas de non-respect des obligations liées à la BDES
Le non-respect des obligations liées à la mise en place et à l’utilisation de la BDES peut entraîner des sanctions pour l’entreprise :
- Sanctions administratives : En cas de manquement à ses obligations, l’employeur peut être mis en demeure par l’inspection du travail de se conformer à la réglementation. Si cette mise en demeure reste sans effet, l’employeur peut être sanctionné d’une amende administrative pouvant aller jusqu’à 7 500 euros.
- Sanctions civiles : Les représentants du personnel peuvent saisir le juge prud’homal ou le tribunal de grande instance en cas de violation des droits d’accès et de consultation à la BDES. Le juge peut alors ordonner la communication des informations manquantes et condamner l’employeur à verser des dommages et intérêts aux représentants du personnel lésés.
- Sanctions pénales : Le fait de divulguer des informations confidentielles contenues dans la BDES est passible d’une peine d’emprisonnement d’un an et d’une amende de 3 750 euros. Cette sanction concerne aussi bien l’employeur que les membres de la délégation du personnel ayant accès à la base de données.
Conclusion provisoire
La BDES est une obligation légale pour les entreprises françaises d’au moins 50 salariés. Elle vise à faciliter le dialogue social et économique entre l’employeur et les représentants du personnel, en mettant à leur disposition un ensemble d’informations sur la situation de l’entreprise. La mise en place et l’utilisation de cette base de données sont soumises à des obligations strictes, sous peine de sanctions administratives, civiles et pénales. Il est donc essentiel pour les employeurs concernés de se conformer à ces obligations afin d’éviter tout risque juridique et de favoriser un dialogue social constructif au sein de l’entreprise.
